Validation des feuilles de temps

La validation des feuilles de temps enchaîne deux étapes :

1. Validation interne — un membre soumet sa période, un responsable approuve (ou rejette) les lignes.
2. Signature client — une fois les projets validés en interne, vous envoyez une demande de signature au client par lien magique ; il signe sans compte, et un PDF probant bi-logo est envoyé aux deux parties.

Tant qu’une étape n’est pas franchie, la suivante reste bloquée. Rien ne se déverrouille tout seul : une contestation ou un rejet doit être rouvert explicitement.

Activer la fonctionnalité

La validation est désactivée par défaut et se règle par workspace.

1. Ouvrez Paramètres → Validation des temps (Owner ou Admin).
2. Activez Activer la validation des temps.

Le second réglage, Autoriser l’auto-validation, permet à un validateur d’approuver sa propre feuille de temps.

Une entrée Feuilles de temps apparaît alors dans la barre latérale, et l’onglet Validations devient disponible sur chaque fiche client.

Étape 1 — Validation interne

Soumettre sa période (membre)

1. Allez dans Feuilles de temps → Mes feuilles de temps.
2. Choisissez la période et le client concernés : l’aperçu se met à jour automatiquement et regroupe vos entrées par projet et par jour.
3. Cliquez sur Soumettre. Les entrées couvertes sont verrouillées (non modifiables) tant que la soumission n’est pas rouverte. Les minuteurs en cours doivent d’abord être arrêtés.

Valider (responsable)

Réservé aux rôles Chef de projet, Admin et Owner.

1. Allez dans Feuilles de temps → À valider.
2. Dépliez Afficher le détail par jour : pour chaque ligne (un projet), Approuver ou Rejeter (un motif est demandé au rejet). Le bouton Tout approuver valide toute la soumission d’un coup.
3. Le membre voit le résultat et, en cas de rejet, corrige puis re-soumet.

Chaque changement d’état est journalisé (qui, quoi, quand) et consultable dans l’historique de la soumission.

Échéances et rappels (optionnel)

Dans Feuilles de temps → Clôtures, un responsable peut fixer une date limite de dépôt pour une période (formulaire Nouvelle clôture, puis Créer la clôture). Tickr envoie automatiquement un rappel par e-mail aux membres qui n’ont pas encore soumis, dans les deux jours précédant la date limite ; le bouton Rappeler déclenche un rappel immédiat.

Rouvrir une soumission

Le propriétaire d’une soumission peut la rouvrir (bouton Rouvrir) : son statut repasse à Réouverte et les entrées redeviennent modifiables. Il corrige puis re-soumet. La réouverture est toujours explicite.

Tant qu’elle n’est pas rouverte, modifier une saisie couverte affiche « Cette saisie fait partie d’une feuille de temps soumise ou validée : elle ne peut plus être modifiée. Rouvrez la soumission pour la corriger. » (voir la FAQ Pourquoi ne puis-je pas modifier une saisie ?).

Étape 2 — Signature client

Renseigner l’identité de l’émetteur (une fois)

Le PDF et les e-mails affichent votre identité (l’« émetteur »).

1. Paramètres → Général, section Identité de l’émetteur (Owner ou Admin).
2. Renseignez raison sociale, adresse, et téléversez votre logo (PNG, JPEG ou WebP, 512 Kio maximum).
3. Complétez si besoin vos coordonnées : e-mail de contact, téléphone, n° SIRET et n° TVA intracommunautaire (50 caractères maximum chacun). Celles qui sont renseignées s’affichent sous votre adresse sur le PDF de validation (« SIRET : … », « N° TVA : … ») et sur la page de signature du client. Elles sont figées à l’envoi : une modification ultérieure ne change pas une demande déjà envoyée.

Sous votre adresse, le document liste dans cet ordre l’e-mail de contact, le téléphone, le SIRET et le n° de TVA (seulement ceux qui sont renseignés) :

Extrait d’un PDF réel (document en français, logos de démonstration). Voir Paramètres du workspace pour le détail du formulaire.

Renseigner l’identité du client et ses contacts

1. Ouvrez la fiche client depuis Clients, onglet Identité.
2. Renseignez raison sociale, adresse, logo du client.
3. Ajoutez un ou plusieurs contacts (nom + e-mail) : ce sont les personnes qui pourront recevoir la demande de signature.

Envoyer une demande de signature

1. Sur la fiche client, ouvrez l’onglet Validations.

2. Choisissez la période avec les champs Début et Fin (par défaut le mois en cours). Tickr liste les projets de la période : ceux marqués Prêt ont toutes leurs lignes validées en interne, les autres sont Non prêts (« X/N validés »). L’historique des demandes déjà envoyées figure dessous.

   

3. Cliquez sur Préparer une demande. Dans la fenêtre Envoyer une demande de validation, cochez les projets prêts à inclure et réglez les options du document :

   • Afficher le détail des tâches ;
   • Afficher les montants (masqué par défaut) ;
   • si votre workspace utilise des agents IA : Temps d’agent dans le document (fusionné ou détaillé, présélectionné d’après le client puis le workspace) et Inclure l’annexe de consommation IA (tokens, jamais de durée). Ces choix sont figés à l’envoi — voir Agents IA.

4. Choisissez les destinataires : contacts du client et/ou e-mails supplémentaires saisis à la volée (séparés par une virgule).

   

5. Cliquez sur Envoyer la demande.

Tickr crée la demande, fige un instantané immuable du récap (les logos et les chiffres sont gelés à cet instant) et envoie le lien magique par e-mail. Un lien copiable s’affiche également dans l’application — utile si l’envoi d’e-mail échoue : vous pouvez le transmettre manuellement.

Côté client : signer ou contester (sans compte)

Le contact reçoit un e-mail avec un lien vers une page publique (/approve/…), sans connexion.

1. Il consulte le récapitulatif (par projet, dépliable par tâche si l’option est active ; heures seules, sauf si les montants sont affichés).
2. Pour approuver : il saisit son nom (et, facultativement, son e-mail), coche la case d’attestation, puis clique sur Approuver.
3. Pour contester : il clique sur Contester, saisit un motif puis clique sur Envoyer la contestation.

À l’approbation, Tickr génère le PDF probant bi-logo (logos émetteur + client, coordonnées de l’émetteur, récap, attestation, date et IP de signature) et l’envoie au contact et à vous. Le PDF reste téléchargeable depuis l’historique de la fiche client.

Si la demande a été envoyée avec l’annexe de consommation IA, le PDF se termine par une section listant les tokens par modèle et par projet (jamais de durée) :

Contestation → réouverture → renvoi

1. En cas de contestation, vous êtes notifié par e-mail ; rien n’est déverrouillé automatiquement.
2. Un Owner ou Admin rouvre les lignes concernées (bouton Rouvrir les lignes sur la demande contestée) — les entrées M1 redeviennent modifiables.
3. Le membre corrige et re-soumet, le responsable re-valide.
4. Vous renvoyez une demande : un nouveau lien est généré et l’ancien cesse de fonctionner.

Relances, expiration, renvoi manuel

• Une demande sans réponse est relancée automatiquement (jusqu’à 2 fois) ; chaque relance régénère le lien (l’ancien est invalidé).
• Un lien expire au bout de 30 jours ; la demande passe alors à Expirée.
• Sur une demande envoyée, le bouton Renvoyer régénère le lien et le ré-expédie aux destinataires d’origine — et affiche un lien copiable.

Qui peut faire quoi

Action	Rôle requis
Activer la fonctionnalité, régler l’identité émetteur	Owner / Admin
Soumettre sa propre feuille de temps	Tout membre
Approuver / rejeter des lignes, gérer les clôtures	Chef de projet +
Gérer l’identité et les contacts d’un client, envoyer / renvoyer une demande	Chef de projet +
Rouvrir les lignes d’une demande contestée	Owner / Admin
Signer ou contester	Contact client (sans compte)

Bon à savoir

• L’instantané envoyé au client est figé : modifier des entrées après coup ne change pas une demande déjà envoyée.
• Le lien de signature est un secret : quiconque le possède peut signer. Transmettez-le uniquement au bon contact.
• Rejeter au niveau interne ou contester côté client ne supprime rien — la correction passe toujours par une réouverture explicite.